Terapkan Work From Home, Ini 5 Tip untuk Perusahaan
Work from home merupakan salah satu metode kerja yang akhir-akhir ini–mau enggak mau–diterapkan oleh sebagian besar perusahaan. Agak mendadak sih, sebagai akibat dari merebaknya pandemi virus corona yang menuntut kita untuk lebih banyak tinggal di rumah demi memutus mata rantainya.
Sementara, sebagian perusahaan yang lain memang sudah mulai menerapkan fleksibilitas jam kerja–karyawan boleh bekerja dari mana saja, namun tetap terpantau–sebagian perusahaan yang lain tampak belum siap.
Rasanya wajar saja sih kalau enggak siap, karena untuk bisa work from home diperlukan banyak sekali penyesuaian, dan enggak setiap perusahaan cocok dengan metode kerja seperti ini.
So, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan yang sekarang “terpaksa” harus menggunakan metode work from home, setidaknya sampai pandemi virus corona dinyatakan berakhir.
5 Tip Perusahaan Agar Metode Work From Home Bisa Efektif
1. Buat prosedur yang jelas
Pastikan ada prosedur yang jelas terkait operasional-operasional yang ada, mencakup jam kerja, kapan karyawan harus stand by, bagaimana arus pelaporan, bagaimana saat harus meeting, bagaimana komunikasinya jika ada masalah ataupun update terbaru terkait pekerjaan, bagaimana jika ada pengiriman barang, dan seterusnya.
Dengan prosedur yang jelas, meski jarak jauh, operasional perusahaan akan berjalan seperti biasa. Pastikan setiap karyawan memahami prosedur ini, dan mintalah mereka berkomitmen meski tidak ada pengawasan secara langsung.
Inilah saatnya menjadi karyawan yang bertanggung jawab terhadap tugas dan wewenang masing-masing.
2. Siapkan infrastruktur yang lengkap
Setiap perusahaan barangkali memang memiliki prosedur operasional yang berbeda-beda, karenanya infrastrukturnya pun bisa berbeda satu sama lain. Namun, pada dasarnya, perusahaan akan membutuhkan:
- Sarana untuk menyimpan dokumen secara online yang bisa diakses oleh semua karyawan, ataupun terpisah masing-masing divisi, sehingga transfer dokumen akan lebih lancar. Beberapa cloud server yang bisa dan umum dimanfaatkan misalnya OneDrive, Google Drive, Dropbox, dan lain sebagainya.
- Sarana untuk meeting, dari mulai chatting berjemaah sampai untuk conference call. Beberapa tools yang bisa digunakan: Zoom, WhatsApp, Skype, Google Hangout, dan sebagainya.
- Sarana untuk manajemen proyek, yang dapat dimanfaatkan untuk memonitor kinerja dan menyampaikan ide-ide, seperti Trello, Asana, Slack, dan sebagainya.
Sebenarnya, setiap jenis pekerjaan operasional selalu ada tools-nya di jagat maya ini. Coba googling untuk menemukan yang paling cocok dipakai.
3. Temukan metode komunikasi yang efektif
Saat ini, WhatsApp memang jadi andalan banyak orang untuk bisa berkomunikasi satu sama lain secara daring, terutama saat work from home. So, siap-siaplah untuk penambahan jumlah grup menyesuaikan jenis dan divisi pekerjaan masing-masing ya.
Aplikasi-aplikasi project management, seperti Trello, Slack, dan sebagainya itu, biasanya juga memiliki fitur group chat yang juga bisa dimanfaatkan untuk komunikasi lo. Begitu juga dengan Google Drive.
Tentukan mana yang paling sesuai dengan model pekerjaan perusahaan, dan pastikan semua karyawan bisa mempergunakannya.
4. Adakan briefing di awal dan akhir hari
Briefing di awal dan akhir hari akan membantu pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan dengan lebih efektif.
Di awal hari, tanyakan to do list untuk masing-masing karyawan di hari itu. Pastikan semua orang jelas akan tugas dan wewenang masing-masing. Di akhir hari, briefing bisa diarahkan untuk mendapatkan laporan dan update terkait pekerjaan masing-masing. Pastikan setiap bagian lancar proses pekerjaannya, dan jika ada masalah bisa dievaluasi.
Tentu saja, briefing ini juga bisa diadakan sewaktu-waktu, asalkan sudah memiliki metode komunikasi yang efektif.
5. Tunjangan transportasi/makan alihkan ke tunjangan komunikasi
Ketika karyawan harus work from home, maka perusahaan memang bisa saja memotong tunjangan transportasi atau makan, yang biasanya dihitung per kehadiran.
Namun, jangan lupa, bahwa sekarang karyawan harus memiliki kuota internet yang cukup untuk bisa bekerja secara remote. So, ada baiknya tunjangan transportasi ataupun makan dialihkan ke tunjangan komunikasi ini. Dengan demikian, karyawan bisa melaksanakan tugasnya dengan lancar, seperti halnya ketika mereka harus hadir di kantor.
Nah, itu dia beberapa hal yang bisa dipersiapkan dan dilakukan oleh pihak perusahaan selama harus work from home.
Sementara karyawan berada di rumah, pihak perusahaan juga dapat terus memberikan training pada karyawan yang dilakukan secara daring. Salah satunya adalah training keuangan. QM Financial akan dengan senang hati membantu untuk meningkatkan keterampilan pengelolaan keuangan karyawan, dengan kelas-kelas online-nya.
Sila hubungi tim QM Financial untuk mengadakan #QMTraining, sebuah program pelatihan interaktif untuk karyawan yang disusun bersama konsultan dan pembicara dari QM Financial, sesuai dengan kebutuhan literasi finansial perusahaan.
Hubungi kami melalui WhatsApp ke 0811 1500 688. Jangan lupa follow juga Instagram QM Financial untuk info-info kelas finansial online terbaru.
Tunjangan Kesehatan Karyawan Harus Dimanfaatkan Sebaik-baiknya – Ketahui Dulu 5 Hal Ini!
Sebagai karyawan perusahaan, kita adalah aset terpenting. Karena itu, akan baik bagi perusahaan jika mereka memberikan perlindungan atas diri kita, salah satunya dengan memberikan benefit dan tunjangan kesehatan karyawan. Apa saja bentuknya? Bisa berupa asuransi, penggantian biaya pengobatan, dan sebagainya.
Nah, agar kita dapat memanfaatkan semua fasilitas, benefit, dan tunjangan kesehatan karyawan yang diberikan oleh perusahaan, maka ada beberapa hal yang bisa kita lakukan. Simak terus artikel ini sampai selesai ya.
Cara Memanfaatkan Benefit dan Tunjangan Kesehatan Karyawan secara Optimal
1. Kenali jenis benefit dan tunjangan kesehatan karyawan yang diberikan
Perusahaan satu pasti punya kebijakan berbeda dengan perusahaan yang lain. Begitu juga dalam penyusunan prosedur pemberian benefit dan tunjangan kesehatan karyawan. Karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui dulu, jenis benefit dan tunjangan kesehatan apa saja yang diberikan.
Mungkin perusahaan hanya memberikan BPJS Kesehatan, atau bisa jadi ditambah dengan asuransi kesehatan swasta.
2. Kenali keuntungan apa saja yang menyertai benefit dan tunjangan kesehatan karyawan tersebut
Misalnya saja, saat kita menerima kartu BPJS Kesehatan, kita sudah harus tahu kelas rawat inap yang mana yang sesuai dengan iuran yang dibayarkan; apakah kelas I, kelas II, ataukah kelas III? Masing-masing jenisnya tentu punya keuntungan sendiri-sendiri yang bisa kita manfaatkan dengan baik jika kita tahu prosedurnya hingga sedetail mungkin.
Hal ini berlaku juga jika perusahaan tempat kita bekerja juga memberikan fasilitas tunjangan kesehatan dari asuransi swasta. Setiap paket yang ditawarkan dan diambil punya keuntungan masing-masing yang diharapkan bisa dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
3. Kenali batasannya
Biasanya, saat kita menerima kartu asuransi kesehatan atau sejenisnya, kita juga akan diberi buku petunjuk atau buku manual yang berisi segala seluk beluk prosedur pemanfaatan tunjangan kesehatan karyawan tersebut.
Karena itu, yuk, dibaca buku panduannya supaya–selain kita paham semua keuntungan yang ditawarkan, seperti halnya di poin 2 di atas–kita juga tahu batasan-batasan pemanfaatan benefit dan tunjangan kesehatan karyawan yang diberikan.
Misalnya saja, untuk fasilitas penggantian biaya pengobatan. Perhatikan, berapa jumlah tagihan maksimal rawat jalan yang bisa kita dapatkan selama setahun. Kita harus tahu plafon yang diberikan sampai seberapa besar, sehingga saat kita dapat minta diberi obat generik–umpamanya–jika plafonnya tidak terlalu banyak.
Ada pula tunjangan kesehatan karyawan yang membatasi akan jenis obat yang bisa diganti atau diklaim. Di asuransi swasta, hal ini biasa terjadi. Ada paket yang menawarkan penggantian seluruh jenis obat–termasuk vitamin dan suplemen–namun ada pula yang tidak memasukkannya sebagai fasilitas dalam asuransinya.
Dengan demikian, kita bisa mendiskusikan kondisi ini dengan tenaga medis, bagaimana baiknya.
4. Perhatikan lokasi fasilitas kesehatan yang melayani asuransi kesehatan yang kita punya
Untuk BPJS Kesehatan, saat kita mengajukan permohonan di awal, kita sudah diminta untuk mengisi formulir. Salah satu yang harus diisi dalam formulir itu adalah lokasi fasilitas kesehatan terdekat mana yang akan kita datangi jika kita ada keluhan. Apakah di Puskesmas ataukah di dokter keluarga. Bijaklah dalam memilih, agar kita dapat memanfaatkannya secara optimal.
Untuk asuransi kesehatan swasta, perhatikan, rumah sakit atau dokter mana saja yang menerima pembiayaan dengan asuransi yang kita punya. Ada asuransi kesehatan yang bisa diklaim di fasilitas kesehatan mana pun, tapi ada juga yang seperti BPJS Kesehatan, sudah punya rekanan tetap dan hanya bisa diklaim di rekanan itu saja.
Hal ini penting untuk kita ketahui dari awal. Bayangkan, jika badan sudah sakit, kita masih harus pusing mencari tahu ke mana kita bisa berobat. Atau sudah berobat, tapi asuransi kita ditolak karena tidak ada perjanjian rekanan. Pastinya jadi bikin kondisi kita makin lemah kan?
5. Ketahui proses klaim secara detail
Kalau di BPJS Kesehatan, berlaku sistem rujukan berjenjang. Artinya, jika kita sakit berat dan hanya bisa ditangani di rumah sakit besar, kita harus tetap mendapatkan rujukan dari fasilitas kesehatan dengan ruang lingkup lebih kecil dulu, yaitu Puskesmas atau dokter keluarga. Jika memang penyakitnya tak bisa ditangani oleh fasilitas kesehatan yang tingkatannya lebih rendah, barulah kita akan dirujuk ke fasilitas kesehatan yang lebih tinggi. Meskipun, ada kondisi darurat tertentu yang bisa berlaku, sehingga prosedur ini dapat diabaikan.
Begitu juga dengan tunjangan kesehatan karyawan yang menggunakan asuransi swasta. Beda asuransi, beda pula prosedur klaimnya. Dokumen-dokumen yang harus disertakan untuk klaim juga berbeda-beda.
So, penting ya, untuk mengetahui dulu secara pasti dan detail mengenai prosedur pemanfaatan benefit dan tunjangan kesehatan karyawan sebelum kita benar-benar menggunakannya.
Jika tertarik untuk tahu lebih banyak mengenai seluk beluk keuangan korporasi, hubungi tim QM Financial untuk mengadakan #QMTraining, yaitu program pelatihan interaktif untuk karyawan di perusahaan. Anda dapat menyusun program bersama konsultan dan pembicara dari QM Financial, sesuai dengan kebutuhan literasi finansial Anda.
Hubungi kami melalui WhatsApp ke 0811 1500 688 (NITA/MIA). Jangan lupa follow juga Instagram QM Financial untuk info-info kelas finansial online terbaru.
