Salah satu fasilitas atau benefit yang juga diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, selain tunjangan kesehatan, bonus, ataupun liburan bersama–adalah program kepemilikan kendaraan, atau yang biasa disebut car ownership program (COP).
Program ini biasanya diberikan oleh perusahaan untuk karyawan dengan level atau tingkat keahlian tertentu dan disesuaikan pula dengan kebutuhan. Alasan lainnya, perusahaan yang memberikan fasilitas ini biasanya punya tujuan untuk mempertahankan karyawannya agar tak berpaling hati dan pindah ke perusahaan lain.
Kenapa demikian?
Yah, dengan syarat minimal sudah bekerja rata-rata 3 – 5 tahun, dan kemudian dilanjutkan dengan masa program kepemilikan kendaraan ini yang rata-rata juga 5 tahun, maka perusahaan tentunya dapat “mengikat” si karyawan minimal selama 8 – 10 tahun untuk tetap bekerja di perusahaan tersebut, bukan? Bahkan banyak pula perusahaan yang menawarkan car ownership program kedua, setelah kendaraan pertama sudah lunas, dengan jangka waktu yang juga 5 tahun.
Nah, untuk para pemilik dan perancang kebijakan perusahaan nih, jika memang ingin mulai memberikan fasilitas kepemilikan kendaraan–atau car ownership program–ini pada karyawan, maka ada beberapa hal yang harus dirincikan dalam perencanaan programnya. Apa saja? Mari kita lihat.
5 Hal Seluk Beluk Fasilitas Kepemilikan Kendaraan atau Car Ownership Program yang Harus Diketahui
1. Syarat-syarat pengajuan car ownership program
Tentu saja, perusahaan harus memberlakukan persyaratan, kapankah seorang karyawan sudah bisa mengajukan fasilitas car ownership program ini kepada HR yang kemudian diteruskan pada direksi.
Beberapa persyaratan yang biasa berlaku misalnya:
- Lamanya karyawan telah bekerja di perusahaan tersebut, misalnya setelah 3 atau 5 tahun bekerja, karyawan baru boleh mengajukan OCP.
- Nilai minimal yang harus dicapai oleh karyawan dalam penilaian performa kerja atau performance appraisal selama jangka waktu tertentu.
- Minimal level jabatan karyawan untuk bisa mengajukan OCP, misalnya hanya untuk level supervisor, manajer, dan seterusnya.
2. Sistem kepemilikan kendaraan
Ada beberapa sistem kepemilikan kendaraan yang biasanya berlaku:
- Perusahaan terlebih dahulu membeli kendaraan secara tunai, baru kemudian diberikan pada karyawan dengan prosedur-prosedur tertentu. Ada yang memberikannya dalam bentuk mobil dinas yang bebas pakai kapan pun, tapi karyawan wajib mengembalikannya jika ada kondisi tertentu. Ada juga yang diberikan dalam bentuk mobil dinas, yang kemudian bisa menjadi hak milik penuh setelah jangka waktu tertentu. Semuanya tentu tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.
- Sistem leasing, atau sewa guna usaha yang artinya kegiatan pembiayaan dalam bentuk penyediaan barang modal, baik secara sewa guna usaha dengan hak opsi (finance lease) maupun sewa guna usaha tanpa hak opsi (operating lease) untuk digunakan oleh lessee selama jangka waktu tertentu berdasarkan pembayaran secara berkala (surat Keputusan Menteri Keuangan no. 1169/K.MK.01/1991).
- Perusahaan memberikan tunjangan sejumlah uang yang diberikan bersama dengan gaji kepada karyawan. Karyawan lantas membeli kendaraan yang harganya sesuai dengan plafon yang diberikan, dan menggunakan tunjangan tersebut sebagai cicilan. Biasanya di sini juga berlaku, semakin tinggi level jabatan karyawan, maka tunjangan dan plafonnya juga semakin tinggi.
Untuk sistem kedua dan ketiga, biasanya juga berlaku peraturan persentase subsidi dari perusahaan, yaitu persentase pembagian biaya yang ditanggung oleh perusahaan dan oleh karyawan. Misalnya saja, ada yang membagi 70% biaya car ownership program ditanggung oleh perusahaan, dan 30%-nya ditanggung oleh karyawan. Ada juga yang memberlakukan persentase sebesar 50% : 50%. Tapi, ada juga perusahaan yang mau menanggung 100%.
3. Nama kepemilikan kendaraan selama masih dalam program
Jika kendaraan masih atas nama perusahaan, maka di akhir masa car ownership program ini akan ada proses balik nama dari nama perusahaan menjadi atas nama pribadi karyawan. Biaya balik nama biasanya juga akan didiskusikan oleh kedua belah pihak.
Namun, jika sedari awal kendaraan sudah atas nama pribadi karyawan, biasanya BPKB akan ditahan oleh perusahaan hingga periode car ownership program ini berakhir, sesuai kesepakatan.
4. Jangka waktu program kepemilikan kendaraan
Seperti yang sudah disebutkan di atas, perusahaan biasanya memberlakukan minimal lamanya seorang karyawan bekerja di perusahaan tersebut untuk bisa ikut car ownership program.
Ada yang memberlakukan minimal 3 tahun bekerja, atau 5 tahun bekerja. Tentunya, hal ini juga tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing.
Selain minimal lamanya karyawan bekerja, perusahaan juga harus mempertimbangkan berapa lama periode car ownership program ini akan berlangsung. Misalnya, 5 tahun.
5. Kondisi-kondisi tertentu yang mungkin akan terjadi
Selama kendaraan berada dalam periode program kepemilikan kendaraan, tentunya akan ada biaya-biaya pemeliharaan yang muncul. Karena itu, perusahaan juga perlu menetapkan peraturan atau prosedur terkait pembiayaan-pembiayaan ini. Apakah perusahaan ikut menanggung biaya pemeliharaan kendaraan, ataukah semua sudah menjadi tanggungan karyawan sepenuhnya?
Akan ada kemungkinan juga bagi karyawan untuk memilih mobil atau kendaraan dengan harga di atas ataupun di bawah plafon yang diberikan. Kemungkinan yang lain, tipe kendaraan yang dipilih berada di atas atau di bawah tipe kendaraan yang disarankan oleh perusahaan. Perusahaan juga harus menentukan prosedur terkait kondisi-kondisi yang tak sesuai seperti ini.
Lalu, bagaimana jika karyawan yang masih dalam periode program kepemilikan kendaraan ini terkena PHK, atau mengundurkan diri? Atau mungkin karyawan harus mengalami promosi ataupun demosi?
Fasilitas kepemilikan kendaraan ini bisa dimiliki oleh perusahaan mana pun, baik yang sudah besar ataupun yang masih skala kecil, sejauh kondisi keuangan perusahaan sehat. Program ini dinilai sebagai salah satu cara efektif untuk bisa mengikat karyawan-karyawan terbaik agar mau tetap loyal bekerja di perusahaan yang sama dalam jangka waktu yang lama.
Tak hanya bisa dirancang oleh HR dan jajaran direksi, koperasi karyawan perusahaan pun sebenarnya bisa juga memiliki program ini untuk anggotanya. Tentu saja, tergantung pada laporan keuangan koperasi tersebut.
Jadi, bagaimana? Tertarik untuk memberikan fasilitas ini pada karyawan di perusahaan Anda?
Jika tertarik untuk tahu lebih banyak mengenai seluk beluk keuangan korporasi, hubungi tim QM Financial untuk mengadakan #QMTraining, yaitu program pelatihan interaktif untuk karyawan di perusahaan. Anda dapat menyusun program bersama konsultan dan pembicara dari QM Financial, sesuai dengan kebutuhan literasi finansial Anda.
Hubungi kami melalui WhatsApp ke 0811 1500 688 (NITA/MIA). Jangan lupa follow juga Instagram QM Financial untuk info-info kelas finansial online terbaru.
Ada contoh kontrak sewa mobil sistem cop nggak, mau dipelajari dulu, terimakasih.