Terapkan Work From Home, Ini 5 Tip untuk Perusahaan

Work from home merupakan salah satu metode kerja yang akhir-akhir ini–mau enggak mau–diterapkan oleh sebagian besar perusahaan. Agak mendadak sih, sebagai akibat dari merebaknya pandemi virus corona yang menuntut kita untuk lebih banyak tinggal di rumah demi memutus mata rantainya.

Sementara, sebagian perusahaan yang lain memang sudah mulai menerapkan fleksibilitas jam kerja–karyawan boleh bekerja dari mana saja, namun tetap terpantau–sebagian perusahaan yang lain tampak belum siap.

Rasanya wajar saja sih kalau enggak siap, karena untuk bisa work from home diperlukan banyak sekali penyesuaian, dan enggak setiap perusahaan cocok dengan metode kerja seperti ini.

So, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan yang sekarang “terpaksa” harus menggunakan metode work from home, setidaknya sampai pandemi virus corona dinyatakan berakhir.

5 Tip Perusahaan Agar Metode Work From Home Bisa Efektif

1. Buat prosedur yang jelas

Pastikan ada prosedur yang jelas terkait operasional-operasional yang ada, mencakup jam kerja, kapan karyawan harus stand by, bagaimana arus pelaporan, bagaimana saat harus meeting, bagaimana komunikasinya jika ada masalah ataupun update terbaru terkait pekerjaan, bagaimana jika ada pengiriman barang, dan seterusnya.

Dengan prosedur yang jelas, meski jarak jauh, operasional perusahaan akan berjalan seperti biasa. Pastikan setiap karyawan memahami prosedur ini, dan mintalah mereka berkomitmen meski tidak ada pengawasan secara langsung.

Inilah saatnya menjadi karyawan yang bertanggung jawab terhadap tugas dan wewenang masing-masing.

2. Siapkan infrastruktur yang lengkap

Setiap perusahaan barangkali memang memiliki prosedur operasional yang berbeda-beda, karenanya infrastrukturnya pun bisa berbeda satu sama lain. Namun, pada dasarnya, perusahaan akan membutuhkan:

• Sarana untuk menyimpan dokumen secara online yang bisa diakses oleh semua karyawan, ataupun terpisah masing-masing divisi, sehingga transfer dokumen akan lebih lancar. Beberapa cloud server yang bisa dan umum dimanfaatkan misalnya OneDrive, Google Drive, Dropbox, dan lain sebagainya.
• Sarana untuk meeting, dari mulai chatting berjemaah sampai untuk conference call. Beberapa tools yang bisa digunakan: Zoom, WhatsApp, Skype, Google Hangout, dan sebagainya.
• Sarana untuk manajemen proyek, yang dapat dimanfaatkan untuk memonitor kinerja dan menyampaikan ide-ide, seperti Trello, Asana, Slack, dan sebagainya.

Sebenarnya, setiap jenis pekerjaan operasional selalu ada tools-nya di jagat maya ini. Coba googling untuk menemukan yang paling cocok dipakai.

3. Temukan metode komunikasi yang efektif

Saat ini, WhatsApp memang jadi andalan banyak orang untuk bisa berkomunikasi satu sama lain secara daring, terutama saat work from home. So, siap-siaplah untuk penambahan jumlah grup menyesuaikan jenis dan divisi pekerjaan masing-masing ya.

Aplikasi-aplikasi project management, seperti Trello, Slack, dan sebagainya itu, biasanya juga memiliki fitur group chat yang juga bisa dimanfaatkan untuk komunikasi lo. Begitu juga dengan Google Drive.

Tentukan mana yang paling sesuai dengan model pekerjaan perusahaan, dan pastikan semua karyawan bisa mempergunakannya.

4. Adakan briefing di awal dan akhir hari

Briefing di awal dan akhir hari akan membantu pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan dengan lebih efektif.

Di awal hari, tanyakan to do list untuk masing-masing karyawan di hari itu. Pastikan semua orang jelas akan tugas dan wewenang masing-masing. Di akhir hari, briefing bisa diarahkan untuk mendapatkan laporan dan update terkait pekerjaan masing-masing. Pastikan setiap bagian lancar proses pekerjaannya, dan jika ada masalah bisa dievaluasi.

Tentu saja, briefing ini juga bisa diadakan sewaktu-waktu, asalkan sudah memiliki metode komunikasi yang efektif.

5. Tunjangan transportasi/makan alihkan ke tunjangan komunikasi

Ketika karyawan harus work from home, maka perusahaan memang bisa saja memotong tunjangan transportasi atau makan, yang biasanya dihitung per kehadiran.

Namun, jangan lupa, bahwa sekarang karyawan harus memiliki kuota internet yang cukup untuk bisa bekerja secara remote. So, ada baiknya tunjangan transportasi ataupun makan dialihkan ke tunjangan komunikasi ini. Dengan demikian, karyawan bisa melaksanakan tugasnya dengan lancar, seperti halnya ketika mereka harus hadir di kantor.

Nah, itu dia beberapa hal yang bisa dipersiapkan dan dilakukan oleh pihak perusahaan selama harus work from home.

Sementara karyawan berada di rumah, pihak perusahaan juga dapat terus memberikan training pada karyawan yang dilakukan secara daring. Salah satunya adalah training keuangan. QM Financial akan dengan senang hati membantu untuk meningkatkan keterampilan pengelolaan keuangan karyawan, dengan kelas-kelas online-nya.

Sila hubungi tim QM Financial untuk mengadakan #QMTraining, sebuah program pelatihan interaktif untuk karyawan yang disusun bersama konsultan dan pembicara dari QM Financial, sesuai dengan kebutuhan literasi finansial perusahaan.

Hubungi kami melalui WhatsApp ke 0811 1500 688. Jangan lupa follow juga Instagram QM Financial untuk info-info kelas finansial online terbaru.