Perjalanan dinas keluar kota atau bahkan keluar negeri alias business trip bisa menjadi beban bagi sebagian orang. Setiba kembali ke perusahaan, karyawan akan diminta untuk mempresentasikan kembali hasil perjalanan dinasnya. Namun bagi sebagian yang lain, business trip menjadi tantangan dan kesempatan untuk menjelajahi tempat baru. Saya tipikal orang kedua.
Saat pertama kali saya diberitahu harus mewakili perusahaan menghadiri Finance Summit di Ilhavo, Portugal Mei lalu, saya deg-degan! Pasalnya, visa Schengen agak mepet dibuat dan saya belum pernah terbang sejauh itu.
Berbagai tantangan pun bisa menghadang. Tanpa persiapan yang matang, long haul flight bisa menjadi masalah, mulai dari long delays, ketidaknyamanan di dalam pesawat terutama bagi yang memiliki ketakutan atas ketinggian (acrophobia), sampai ketinggalan pesawat!
Dari beberapa tantangan di atas, saya mengalami yang terakhir! Saya ketinggalan pesawat saat mendarat di Munich, Jerman. Padahal hanya tinggal selangkah lagi sampai di Porto, Portugal. Panik? Tentu saja! Tapi dengan perencanaan yang matang terutama secara keuangan maka business trip akan menjadi menyenangkan dan bukan lagi menjadi beban.
- Riset. Sebelum melakukan perjalanan dinas lintas benua, sebaiknya kamu melakukan riset. Bisa melalui google atau bertanya dengan keluarga atau teman yang sedang berada di sekitar tempat tujuan. Dari survei ini kamu bisa menentukan apa saja yang perlu dibawa dan kegiatan apa saja yang bisa dilakukan selama perjalanan dinas.
- Itinerary. Dari hasil riset tersebut maka saya mulai membuat itinerary perjalanan Jakarta –Porto, Portugal –Jakarta. Dalam itinerary tersebut, saya juga menuliskan dengan terperinci apa saja yang diperlukan seperti check in sampai alamat lengkap tempat yang akan saya tuju begitu sampai di bandara Porto. Saya berpegang pada jadwal, termasuk waktu untuk menelepon keluarga di Jakarta karena perbedaan waktu selama 6 jam antara Jakarta dan Porto.
- Packing. Saat itu, Portugal sedang beralih ke musim panas, udaranya enak sekali. Walaupun langit biru dan matahari bersinar terang benderang, tapi tidak terasa panas. Ini merupakan keuntungan karena artinya dengan cuaca sejuk seperti ini tubuh jarang berkeringat sehingga beberapa pakaian dapat dipakai berulang misalnya blazer, dress, dan celana panjang. Biasanya saya memakai pakaian saat makan malam kemarin untuk digunakan keesokan paginya. Ini membuat barang bawaan saya dapat diminimalisasi sehingga tidak kelebihan bagasi. Oh ya, sediakan satu stel baju ganti yang representative di satu koper ukuran kabin. Jika terjadi bagasi hilang, setidaknya masih ada baju ganti sambil menunggu bagasi ditemukan atau membeli baju baru.
- Uang Perjalanan Dinas. Dengan bekal uang perjalanan dinas yang terbatas, saya harus pintar-pintar mengatur agar masih ada sisa untuk membelikan oleh-oleh buat keluarga di rumah. Untuk mensiasatinya, saya mengajak kolega dari negara Asia lainnya untuk berbagi kamar penginapan, transportasi, sampai makan! Beruntungnya, di Porto banyak tempat wisata yang gratis sehingga cukup menghemat uang perjalanan dinas agar bisa dialihkan untuk kebutuhan lain.
Nah, kira-kira itu tips dari saya yang berkaitan dengan perjalanan dinas lintas benua. Apakah kalian pernah mengalami hal yang menegangkan saat perjalanan dinas? Yuk berbagi cerita!
Honey JT
