Hari itu Eva duduk bersama Mia teman satu divisinya. Mereka memutuskan untuk ngopi sore-sore di cafe lantai dasar gedung kantor. Eva sedang stres berat!
Tiga bulan yang lalu, Eva terpilih menjadi satu-satunya perwakilan kantor Indonesia untuk hadir dalam konferensi regional di kantor pusat Amerika Serikat. Alih-alih menikmati perjalanan dinas, Eva malah sekarang terlilit utang kartu kredit yang sangat besar.
“Aku gak nyangka proses reimbursement kantor akan selama ini! Tahu gitu kan aku gak mau disuruh bayar tiket, hotel dan biaya telekomunikasi selama di luar negeri.”
Demikian keluh kesah Eva pada Mia sore itu. Ternyata, tanggapan Mia pun beda tipis dengan Eva.
“Ya ampun, kamu juga ya Va? Aku habis ngurusin event di Jogjakarta. Karena vendor yang kita pakai belum terdaftar tapi acara sudah harus jalan, jadi aku terpaksa talangin dulu beberapa hal, seperti goodiebags untuk peserta. Yah, ternyata malah aku tekor. Biaya goodiebags itu sudah sebulan belum dibayarkan ke aku. Jadi sekarang, aku bingung mau bayar uang sekolah anak pake apa?”
Cerita Eva dan Mia di atas bukan cerita baru. Beberapa perusahaan memang menerapkan sistem ‘bayar selama mungkin’ – biasanya untuk vendor eksternal, tapi ada juga yang menerapkannya pada karyawan sendiri! Gawat, kan. Keuangan pribadimu bisa-bisa hancur berantakan gara-gara kantor sendiri!
Berikut ini TIPS berhadapan dengan sistem reimbursement kantor.
- Pahami syarat dan ketentuan reimbursement.
Cek standard operating procedure (SOP) tentang reimbursement ini. Biasanya ada persyaratan yang harus dipenuhi – kategori, kuitansi atau jumlah yang memang boleh di-reimburse. Perhatikan juga tanggal-tanggal deadline atau cut-off. Divisi Finance punya hak menentukan kuitansi hingga tanggal berapa yang akan dibayarkan di bulan tersebut. Pastikan kamu tertib administrasi agar bisa menuntut hakmu.
- Batas toleransi dalam Rupiah.
Tentukan besaran reimbursement yang sanggup kamu talangi. Kalau kamu tidak siap, sampaikan pada atasanmu bahwa kamu memang gak sanggup. Jangan mengiyakan, lalu ngomel di belakang, ya!
- Siapkan dana “Plus One”
Ini adalah semacam dana darurat yang bisa menjadi back up agar saat reimbursement tertunda, kamu tetap bisa bernapas dan tidak harus kelimpungan sendiri membiayai hidupmu.
Gimana? Apakah di kantormu memang ada saja tragedi reimbursement yang terjadi dan menimbulkan drama keuangan antara kolega? Semoga tidak, ya. Kamu perlu betul-betul mengerti tentang kebijakan perusahaan soal reimbursement ini. Kalau sudah paham, kamu juga perlu menyiapkan diri.
Kalau mau tetap bekerja di perusahaan yang sistem pembayarannya banyak mundur, keuanganmu pun perlu diperkuat!
***
Ligwina Hananto / CEO / Founder / Financial Trainer / @mrshananto
